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Politique de confidentialité

Clause d’information à l’attention des candidates et des candidats à un emploi (Politique de protection de la vie privée)

La présente clause concerne les candidats participant aux processus de recrutement menés par SILVERHAND pour le compte d’employeurs ayant leur siège en Pologne, dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen, y compris les agences d’intérim étrangères mettant des travailleurs à la disposition d’entreprises utilisatrices. La forme masculine « candidat » est utilisée uniquement afin de simplifier et de faciliter la lecture de la présente clause. Toutes ses dispositions s’appliquent de manière égale aux candidates et aux candidats.

  1. Responsable du traitement et coordonnées

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, agence pour l’emploi inscrite au Registre national des agences pour l’emploi sous le numéro 7822, ci-après dénommée « Silverhand » ou le « Responsable ». Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel, il est possible de contacter le Responsable : par e-mail à l’adresse rodo@silverhand.eu, par courrier à l’adresse indiquée ci-dessus ou par téléphone au numéro +48 539 601 600.

  1. Modèle de recrutement

Silverhand fournit des services d’intermédiation en matière d’emploi. L’employeur potentiel peut être une entité qui embauche directement le candidat ou une agence d’intérim qui embauche le travailleur et le met à disposition pour effectuer un travail au profit de l’entreprise utilisatrice. Dans le modèle de travail temporaire, l’employeur formel est l’agence d’intérim, tandis que l’entreprise utilisatrice est l’entité au profit de laquelle et sous la supervision et la direction de laquelle le travail est effectivement effectué. L’agence d’intérim et l’entreprise utilisatrice peuvent participer à l’évaluation de la candidature et à l’organisation des étapes suivantes du processus de recrutement. Après réception des données, l’agence d’intérim étrangère et l’entreprise utilisatrice agissent, en principe, en tant que responsables distincts du traitement des données dans la mesure où ils déterminent de manière autonome les finalités et les moyens de leur traitement. Ils sont tenus de fournir au candidat leurs propres informations relatives au traitement des données. Si, après l’embauche, l’agence d’intérim affecte le travailleur à une autre entreprise utilisatrice ou à un autre projet, le traitement ultérieur et la communication des données sont effectués sous la responsabilité de cette agence et de l’entreprise utilisatrice concernée.

  1. Finalités et bases juridiques du traitement

Les données à caractère personnel seront traitées aux fins suivantes :

  • réception et enregistrement de la candidature, contact avec le candidat, évaluation de ses qualifications, de son expérience, de ses habilitations, de ses connaissances linguistiques, de ses disponibilités et de sa conformité aux exigences de l’offre sélectionnée ;
  • présentation de la candidature à l’employeur potentiel, y compris à une agence d’intérim étrangère, ainsi que – dans la mesure nécessaire – à l’entreprise utilisatrice ;
  • organisation d’entretiens, de tests professionnels ou linguistiques, préparation d’une offre d’emploi et de la documentation liée à l’affectation pour travailler à l’étranger ;
  • vérification des qualifications, des habilitations professionnelles et du droit de travailler dans le pays d’emploi ;
  • exécution des obligations légales incombant à Silverhand en tant qu’agence pour l’emploi ;
  • assurer la sécurité des systèmes et des communications, documenter le déroulement du processus, traiter les réclamations, prévenir les abus ainsi qu’établir, exercer ou défendre des droits et réclamations ;
  • réalisation de futurs processus de recrutement – exclusivement après obtention d’un consentement distinct et volontaire du candidat.

La base juridique du traitement des données dans le cadre du recrutement en cours est l’art. 6, par. 1, point b du RGPD, c’est-à-dire la prise, à la demande du candidat, de mesures liées à la réalisation du service d’intermédiation en matière d’emploi et visant à conclure un contrat avec un employeur potentiel. Dans la mesure appropriée, la base juridique est également l’art. 6, par. 1, point c du RGPD, notamment en lien avec les obligations découlant des dispositions relatives au marché du travail et aux services de l’emploi, ainsi que l’art. 6, par. 1, point f du RGPD, c’est-à-dire l’intérêt légitime du Responsable, comprenant la sécurité, la documentation du processus, le traitement des réclamations et la protection contre les réclamations. Le traitement des données aux fins de futurs recrutements est effectué sur la base de l’art. 6, par. 1, point a du RGPD, c’est-à-dire sur la base d’un consentement distinct du candidat. L’absence de ce consentement n’a aucune incidence sur la participation au recrutement en cours.

  1. Catégories de données traitées

Silverhand peut notamment traiter : le prénom et le nom, les coordonnées, la date de naissance – lorsqu’elle est nécessaire, les informations relatives à la formation, aux qualifications, à l’expérience professionnelle, au parcours professionnel, à la connaissance des langues, aux habilitations et aux certificats, le permis de conduire – lorsqu’il est requis pour le poste concerné, les disponibilités, les attentes en matière d’emploi, les informations relatives à la volonté de déménager et au droit de travailler, ainsi que les données communiquées lors des entretiens de recrutement. Au stade de la première candidature, Silverhand n’exige pas la communication du numéro PESEL, du numéro de compte bancaire, de l’état civil, d’informations sur les enfants ni l’envoi d’une copie complète d’une pièce d’identité. Ces données peuvent être obtenues à un stade ultérieur uniquement lorsque cela est nécessaire pour remplir une obligation légale précise, préparer la documentation requise ou conclure un contrat. Nous vous prions de ne pas inclure dans les documents de candidature des données relevant de catégories particulières, notamment des informations relatives à l’état de santé, au handicap, à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques ou biométriques, à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle, lorsqu’elles ne sont pas objectivement nécessaires pour un processus spécifique. Ces données ne seront utilisées activement que lorsqu’il existe une base juridique appropriée, notamment un consentement explicite distinct conformément à l’art. 9, par. 2, point a du RGPD ou une obligation prévue par la loi. Les informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions sont traitées uniquement lorsque le droit de l’Union européenne ou le droit d’un État membre l’autorise. Le candidat ne devrait pas les communiquer si Silverhand ne l’a pas informé qu’elles sont nécessaires pour le poste concerné.

  1. Destinataires des données

Les données à caractère personnel peuvent être communiquées ou confiées pour traitement, exclusivement dans la mesure nécessaire, aux :

  • personnes autorisées par Silverhand à mener les recrutements et à gérer les processus relatifs aux candidats ;
  • fournisseurs d’hébergement, de messagerie électronique, de systèmes ATS, CRM, HR et de services informatiques, ainsi qu’aux entités fournissant des services juridiques, d’audit ou de sécurité de l’information ;
  • employeurs potentiels ayant leur siège en Pologne, dans l’UE ou dans l’EEE, y compris les agences d’intérim étrangères ;
  • entreprises utilisatrices pour lesquelles le candidat peut être amené à travailler, lorsque la communication des données est nécessaire pour évaluer la candidature à un poste, un projet ou une période d’affectation spécifique ;
  • autorités publiques et autres entités habilitées à recevoir les données en vertu des dispositions applicables.

Les données peuvent être communiquées à l’entreprise utilisatrice directement par Silverhand ou par l’intermédiaire d’une agence d’intérim étrangère. L’étendue des données sera limitée aux informations nécessaires à l’évaluation de la candidature et à l’organisation du processus. Silverhand ne transmet pas une même candidature à un nombre illimité ou indéterminé d’entités. Chaque présentation d’une candidature doit concerner une offre, un poste, un projet ou un employeur précis correspondant aux qualifications et aux préférences du candidat.

  1. Informations sur l’agence d’intérim et l’entreprise utilisatrice

Si le nom de l’agence d’intérim étrangère ou de l’entreprise utilisatrice a été indiqué dans l’annonce, le formulaire ou communiqué au candidat lors de l’entretien, les données peuvent être communiquées à cette entité dans le cadre du recrutement concerné. Si l’identité de l’agence d’intérim ou de l’entreprise utilisatrice n’a pas été communiquée auparavant, Silverhand – avant de transmettre les données – informera le candidat (par téléphone) au minimum du nom de l’entité, du pays dans lequel elle a son siège, du poste ou du type de projet ainsi que du rôle de cette entité dans le processus de recrutement. Le candidat peut refuser la transmission de ses données à une entité donnée sans que cela affecte la possibilité de participer à d’autres processus de recrutement.

  1. Transfert de données en dehors de l’Espace économique européen

Les processus couverts par la présente clause sont menés exclusivement pour des employeurs et des entreprises utilisatrices ayant leur siège en Pologne, dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen. Dans le cadre de ces processus, Silverhand ne transmet pas de candidatures à des employeurs ou à des entreprises utilisatrices ayant leur siège en dehors de l’EEE. Si l’utilisation d’un fournisseur déterminé d’outils informatiques impliquait techniquement un transfert de données en dehors de l’EEE, ce transfert ne pourrait être effectué que conformément au chapitre V du RGPD, notamment sur la base d’une décision de la Commission européenne constatant un niveau de protection adéquat, de clauses contractuelles types ou d’un autre mécanisme prévu par la loi.

  1. Durée de conservation des données

Les données relatives au recrutement en cours seront conservées pendant la durée du processus et, en principe, pendant une période pouvant aller jusqu’à 24 mois après sa clôture, notamment afin de documenter le déroulement du recrutement, traiter les réclamations et établir, exercer ou défendre des droits et réclamations. Si le candidat est affecté à un poste ou si la documentation requise est établie, les données seront conservées pendant la durée prévue par les dispositions applicables ainsi que pendant le temps nécessaire à l’exécution et au règlement des services et à la protection contre les réclamations. Les données traitées aux fins de futurs recrutements seront conservées pendant 24 mois à compter du consentement ou jusqu’à son retrait anticipé. Après le retrait du consentement, les données ne seront pas utilisées pour de futurs recrutements, sauf s’il existe une autre base juridique justifiant leur conservation ultérieure. En cas de litige, les données peuvent être conservées jusqu’à son règlement définitif et à l’exécution de la décision.

  1. Caractère facultatif de la fourniture des données

La fourniture des données est volontaire ; toutefois, l’absence de données nécessaires à l’évaluation de la candidature, à la prise de contact ou à la préparation de la documentation peut empêcher la participation à un processus de recrutement donné. Le consentement aux futurs recrutements est entièrement volontaire. L’absence de consentement ou son retrait ultérieur n’entraîne aucune conséquence négative dans le cadre du processus en cours.

  1. Droits du candidat

Le candidat dispose du droit : d’accéder à ses données et d’en obtenir une copie, de rectifier les données, d’effacer les données – dans les cas prévus par la loi, de limiter le traitement, à la portabilité des données – lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et effectué de manière automatisée, de s’opposer au traitement fondé sur l’art. 6, par. 1, point f du RGPD et de retirer son consentement à tout moment dans la mesure où le traitement repose sur le consentement. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant son retrait. La demande d’effacement des données ne concerne pas les données que Silverhand doit continuer à traiter en vertu d’une obligation légale ou afin d’établir, d’exercer ou de défendre des droits et réclamations. Pour exercer ses droits, il convient de contacter Silverhand à l’adresse rodo@silverhand.eu.

  1. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si le candidat estime que le traitement de ses données constitue une violation des dispositions légales, il a le droit d’introduire une réclamation auprès du Président de l’Office de protection des données personnelles.

  1. Prise de décision automatisée

Silverhand ne prend pas à l’égard des candidats de décisions produisant des effets juridiques ou les affectant de manière similaire et significative exclusivement par des moyens automatisés. Les outils informatiques peuvent contribuer au classement et à la mise en correspondance des candidatures, mais l’évaluation finale de la candidature et la décision de la présenter sont effectuées ou approuvées par une personne.

Grâce à notre collaboration avec des milliers d'entreprises fiables à travers l'UE, nous aidons efficacement non seulement à trouver un emploi, mais aussi à changer pour un meilleur poste.